Forretningsudvalg og Bestyrelsen
Formand
Jakob Christiansen
30298003
Annemette Karlsen
Sekretær
Næstformand
Jan Andersen
6136 0883
Gymastik
Sonja Laursen
Kasserer
Annette V. Balzer
2280 7364
Bente Nørrum Nielsen
Håndbold
5086 9306
Vedtægter for Tarm-Foersum GF gældende fra
25. september 2017
§ 1 - Navn og formål
1. Foreningens navn er Tarm-Foersum Gymnastikforening og foreningen er hjemmehørende i Ringkøbing-Skjern Kommune. Foreningen er stiftet den 1. april 1969 ved sammenslutning af Tarm Gymnastikforening og Foersum Gymnastikafdeling.
2. Foreningens formål er at fremme det frie, folkelige ungdomsarbejde i Ringkøbing-Skjern Kommune. Dette søges opnået gennem idræt og andet kulturelt arbejde.
3. Foreningen kan være tilsluttet DGI Vestjylland og dermed DGI. Foreningen kan desuden tilsluttes diverse specialforbund under Danmarks Idrætsforbund.
§ 2 - Medlemmerne
1. Som aktive medlemmer kan optages alle som vil indordne sig under foreningens formål. De aktive medlemmer optages under de aktiviter, som det enkelte medlem ønsker at være aktiv i.
2. Man er først medlem, når man har betalt kontingent.
3. Ønsker et aktivt medlem at udmelde sig af foreningen, kan dette ske ved henvendelse til aktivitetsudvalgsformanden. Såfremt medlemmet ikke står i restance med kontingent, og foreningen ikke har andre krav på medlemmet, skal udmeldelsen godkendes.
4. Bestyrelsen kan udelukke medlemmer, som modarbejder foreningen eller dens formål. Det udelukkede medlem kan få sin sag optaget på 1. ordinære generalforsamling. Står et medlem i uretmæssig restance over 1 måned, taber vedkommende sine rettigheder indtil det skyldige beløb er betalt. Overstiger restancen 3 måneder, kan vedkommende slettes af foreningen og optages kun igen imod at betale restancen.
5. Trænere/holdledere/udvalgsmedlemmer er automatisk medlem af foreningen.
§ 3 - Generalforsamling
1. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden 1. oktober og indkaldelsen skal ske ved bekendtgørelse i dagspressen med mindst 10 dages varsel. Den er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. Forslag, som ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 5 dage før afholdelsen.
2. Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst 1/3 af de aktive medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom med angivelse af forhandlingsemne. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter anmodningen med samme indkaldelsesprocedure som ved den ordinære generalforsamling.
3. Alle aktive medlemmer over 16 år har stemmeret og de er valgbare, når de er over 18 år.
4. Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: * Valg af dirigent * Beretninger * Regnskab * Indkomne forslag * Præsentation og godkendelse af udvalgsmedlemmer
* Valg af forretningsudvalg + suppleanter
* Eventuelt
Beretningen aflægges af formanden og aktivitetsudvalgsformændene. Regnskabet fremlægges af kassereren
5. Alle sager afgøres ved simpel stemmeflertal, dog kræves 2/3 af de afgivne stemmer for vedtagelse af ændring af vedtægterne. Alle afstemninger om vedtægter skal foregå skriftligt. Andre afstemninger/valg kan foregå ved håndsoprækning, men skal være skriftlige, hvis der fremsættes begæring herom.
§ 4 - Foreningens ledelse
Foreningen ledes af en bestyrelse, bestående af et forretningsudvalg på 4 medlemmer (formand, næstformand, kasserer og sekretær) samt de til enhver tid siddende formænd af aktivitetsudvalgene.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 bestyrelsesmedlemmer, heraf enten formand eller kasserer er til stede. Ved eventuel afstemning afgøres enhver sag ved flertalsbeslutning. Står stemmerne lige, er forslaget forkastet.
Forretningsudvalget står for den daglige ledelse af foreningen, og har derfor kompetence til at træffe beslutninger, som har betydning for foreningen. Bestyrelsen skal på det efterfølgende bestyrelsesmøde orienteres om disse beslutninger.
Formand og kasserer skal være myndige. Forretningsudvalget vælges på generalforsamlingen. Af forretningsudvalget afgår skiftevis formand og sekretær (ulige år) og næstformand og kasserer (lige år)
Ændringer af antallet af aktivitetsudvalg skal vedtages på generalforsamlingen.
Det enkelte aktivitetsudvalg er ansvarlig for, at udvalget til hver en tid er bemandet med det påkrævede antal medlemmer, som må findes nødvendig for at varetage aktivitetsudvalgets formål og målsætninger.
Alle valg gælder for 2 år.
Der vælges 2 suppleanter til forretningsudvalget.
Valg af suppleanter gælder kun for 1 år af gangen.
Foreningen tegnes ved underskrift af formanden/kassereren i forening med 1 bestyrelsesmedlem.
§ 5 - Regnskab
1. Forretningen i forbindelse med foreningens regnskab fastlægges af bestyrelsen.
2. Bestyrelsen udvælger uvildige revisorer.
3. Regnskabet går fra 1. juli - 30 juni, og sidste års regnskab fremlægges for generalforsamlingen til godkendelse.
§ 6 - Kontingent
Kontingenter fastsættes af bestyrelsen.
§ 7 - Ophør
1. Foreningen kan opløses ved to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 3 og højest 6 ugers mellemrum, når 2/3 af de mødte stemmeberettigede stemmer derfor. Sammenslutning med andre foreninger kan ske ved vedtægtsændringer.
2. Opløses foreningen er det den sidste generalforsamling, som træffer beslutning om anbringelse af foreningens formue, som dog skal gå til almennyttige formål.
Ændringer vedtaget på generalforsamlingen 28. september 2022
PRIVATLIVSPOLITIK FOR TARM-FOERSUM GF
Senest opdateret: Tarm. 17.08.2023
Tarm-Foersum GF’s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.
Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Tarm Foersum GF’s er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Annette Balzer
Adresse: Sneppevej 10, 6880 Tarm
CVR: 25683714
Telefonnr.: +45 22807364
Mail: avb@balzersregnskab.dk
Website: www.tfgf.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger
Almindelige personoplysninger:
- Navn, adresse, telefonnummer, mobilnummer, mailadresse, køn, fødselsdato og årgang, brugernavn i Conventus, indmeldelsesdato
2) Oplysninger om ledere, trænere og udvalgsmedlemmer (herunder bestyrelse, diverse udvalg, Mentorer) Almindelige personoplysninger:
-Navn, adresse, telefonnummer, mobilnummer, mailadresse, køn, fødselsdato og årgang,
brugernavn i Conventus
-Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen
(f.eks. mentor, frivillig hjælper) og bankkontonummer
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
-CPR-nummer
-Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
3) Oplysninger om frivillige – f.eks. holdledere, udvalgsmedlem m.m. Almindelige personoplysninger:
-Navn, adresse, telefonnummer, mobilnummer, mailadresse.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
-Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
-Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
-Sociale medier ift. årgangstilhørsforhold via FB grupper.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
-At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
-Behandling efter lovkrav
-Behandling med samtykke
Formålene
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
-Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
-Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,
gennemførelse og opfølgning
-Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
-Levering af varer og ydelser du har bestilt
-Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og udvalgsmedlemmer:
-Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
-Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
-Opfyldelse af lovkrav
-Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
-Administration af din relation til os
3) Formål med behandling af oplysninger på frivillige:
-Håndtering af hverv og pligter i foreningen
-Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
-Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
-Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder
i forhold til generalforsamling
-Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
-Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
-Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
-Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s Landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
-Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud
fra disse idrætsorganisationer
-Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
-Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
-Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og
resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til
idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller trænereller som lønnet leder eller træner
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
-Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere, trænere, udvalgsmedlemmer og frivillige:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
-Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
-Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
-Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende,
så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
-Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
-Retten til indsigt i egne personoplysninger
-Retten til berigtigelse
-Retten til sletning
-Retten til begrænsning af behandling
-Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
-Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.